对于较重要的客人应主动派专车去接，这里面除了表示对客人的尊重外，还可以利用接送（有接必有送）之机搞清客人家的住址，便于今后的拜访。另一方面，这样还可以省去照顾对方司机的麻烦。
请客一方应客人提前到达，到达后应对周围的环境、桌椅的摆设、菜品的准备等事项作出安排或调整。这里特别强调一下每桌座椅及餐具的数量，除非有临时增减人员的情况，否则要做到每桌座椅及餐具的数量与入席的人数相一致，因为在客人来到后再临时调整（特别是临时增加）座椅和餐具不仅会使宴会显得混乱无序，同时也是对客人的极大的不礼貌，人家可能会想：我是不是多余的？
一切准备绪之后，我们该到饭店大门外去迎候客人的到来了，如果客人的级别较高，还应提醒第一主人到外面迎候。到了酒店后，落座是有规矩的，一般可分为正确确定桌次和座次两个问题。
一个是桌次。如果双方来的人较多需分桌用餐的话，应确定其一桌作为主桌。确定主桌一般有三个原则：一是居为。即当三桌以（且为单数时）并列时，以间一桌为主桌；二是以右为。即两桌并列时，以右面一桌为主桌，但两桌以（且为双数，如四桌）并列时，则需同时使用面二个原则来确定主桌，即间的右面一桌为主桌。三是以远为。即离房间正门最远（即最靠里面）的一桌为主桌。除了面的三个原则，还有一个如何确定左右方向的原则面门原则，即以面对房间正门时的右面为。我想，只要真正掌握了面的三加一原则，并加以灵活运用（或单独或综合），即使遇再复杂的情况，我们也能够正确地确定桌次了。排完桌次，接下来是分配各桌的人员。一般情况下，我们应尽量将主客双方的主要成员安排到主桌用餐。无论分多少桌用餐，每桌都应安排己方的人员。如果贵宾带了司机，那么对司机千万不可大意，假如不便安排司机进席的话，要单独安排进餐或发放足额小费。有时大事会坏在细节。
第二个是座次。落座一般由于场合不同而分两种方式：
一般人多的话，排位要正式一点。即面门居的位置为主陪席（也称埋单席、主位），对面为副主陪席，主陪席的右侧为第一贵宾席，副主陪的右侧为第二贵宾席，主陪席的左侧为第三贵宾席，副主陪席的左侧为第四贵宾席，依此类推。这种排位方法适用于较正式的场合，同时要求主客双方（特别是主陪与副主陪之间）的地位都较接近。
如果参加宴会的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老总和他的秘书，而无论被宴请的客人是谁，按述排位方法显然都是不合适的，因为无论如何，将第二贵宾安排在秘书旁边都是不够尊重的。这时适用非正式排位法了。主陪席的位置不变，而副主陪的位置通常也不变（这样催个菜跑个腿什么的较方便），贵宾依次坐在主陪席的右侧和左侧，依此类推。
当然，也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置，主人则坐在主宾的位置，第二主人坐在主宾的左侧。至于男女宾的安排，按外国习惯是穿插安排。我国习惯按各人职务、身份排列，以便于谈话。如果有夫人出席，通常与宴会女主人安排在一起。如：男主宾坐在男主人右方，其夫人坐在女主人右方。如果宴会主人的夫人不出席，可请其他身份相当的妇女作第二主人，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。