1.批评他人时要分清场合
场合是否定和批评下级的定时条件，也是领导批评的必要限制。聪明的批评者总是在什么场合下说什么话，从而创造出一个否定和批评下级的良好时机。愚蠢的批评者则往往不分场合，不看火候，随便行使权力，大耍威风，结果，使问题反而变得更加复杂和严峻。通常的批评宜在小范围里进行，这样会创造亲近融洽的语言环境。实在有必要在公众场合批评时，措辞也要审慎，不宜大兴问罪之师。
曾经听过这样一个例子：某日公司的一位主管在众人面前大声地斥责了一位个性较温和的新进员工：“既然是男人，就应该挺起胸膛。不要畏首畏尾的像个女人，难道不觉得丢我们男人的脸吗?”在众人面前遭到斥责的这位员工，低着头往办公室外走去，主管想他或许是去洗手间，但是过了许久却仍不见踪影。四处找了又找，终于发现他在屋顶，手靠着围墙正往下看。主管见状，不禁心中起了一阵凉意：“最近一些神经衰弱、身心不健全的人，经常做出令人出乎意料的事，或许自己想得太多，不过从今以后，一定要先看场合再斥责。”
2.批语他人时尽量少让第三人知道
俗话说“人要脸，树要皮”，谁被批评都不希望被别人知道。在工作中，上级经常都会有给下级提意见或进行批评教育的情况，但一定要注意不要声张，要给他尊严的安全感，让他知道“改过就好，这事我不向别人说”。
有的领导者很不注意这一点，刚批评完下级就把这事说给了别人；或者事隔不久批评另一个人时，又随便举这个人做例子，无意间将批评之事散布出去，弄得风言风语，增加了当事人的思想压力和反感情绪。
人人都有自尊，都有保护自尊的心理倾向。领导批评下级，就要爱护下级，尽量将其心理振荡控制在最低限度，绝不能无意中增加新的干扰素，影响下级接受批评，改正错误。实际上，口舌不严是领导人不负责任、没有组织纪律的一种恶劣作风，亦在受批评之列。
任何一个谈话高手都知道，批评的话最好不超过三、四句。会做工作的人，在对别人进行批评教育时，总是三言两语见好就收，不忘给对方留一定的余地，而有的人就不是这样了，他们总是不肯善罢甘休，非把对方批得“体无完肤”不可，结果是过犹不及，往往把事情推到了反面。
3.批评他人时要指明问题所在
当你与员工坐在一起时，要明确指出你有具体针对这一问题的有关记录。向当事人出示违规发生的日期、时间、地点、参与者及其他任何环境因素。要用准确的语言来表述和界定过失，而不要仅仅引证组织的规章制度或劳动合同。你要表达的并不是违反规则这件事情本身，而是违规行为对整个组织绩效所造成的影响。要具体阐明违规行为对员工个人的工作绩效、对整个单位的工作绩效以及对周围其他同事所造成的不良影响，这样才能解释这一行为不应再发生的原因。
4.批评他人时可采用声东击西法
指出别人的错误时采取委婉式的批评方式，声东击西，让被批评者有一个思考余地。其特点是含蓄蕴藉，不伤被批评者的自尊心。有如晏子“曲线”救人的故事：齐景公酷爱打猎，非常喜欢喂养捉野兔的老鹰。一天，烛邹不当心，让一只老鹰逃走了。景公知道后大发雷霆，命令将烛邹推出去斩首。晏子知道此事后，急忙上堂。对景公说：“烛邹有三大罪状，哪能这么轻易就杀了？待我公布他的罪状后再处死吧！”景公点头同意了。晏子指着烛邹说道：“烛邹，你为大王养鹰，却让鹰逃走了，这是第一条罪状；你使得大王为了鸟的缘故要杀人，这是第二条罪状；把你杀了让天下诸侯都知道大王重鸟轻士，这是你的第三条罪状。好了，大王，请处死他吧。”景公满脸通红，半天才说：“不用杀了，我听懂你的话了。”晏子批评景公的方式不同寻常，表面上他在数落烛邹的罪状，实际上是批评景公重鸟轻人的错误。这种声东击西的方式既没有使君王难堪，又替烛邹说情，真可谓是一箭双雕。
5.批评他人时，给人铺条退路
当有些错误必须要当面指出的时候，有一件事是你一定要做的，那就是在批评时给对方铺退路。
为了给对方“铺退路”，你可以假定双方在一开始时没有掌握全部事实。例如，你可以这样说：
“当然，我完全理解你为什么会这样设想，因为你那时不知道那回事。”
“在这种情况下，任何人都会这样做的。”
“最初，我也是这样想的，但后来当我了解到全部情况时，我就知道自己错了。”
聪明的人在批评他人时都懂得不撕破脸，在对方没有退路时给对方铺退路。这样对方也会自知理亏，继而改正自己的错误。
6.批评他人时可采用指桑骂槐法
传说汉武帝晚年时，很希望自己长生不老。一天，他对侍臣说：“相书上说，一个人鼻子下面的‘人中’越长，命越长。‘人中’长一寸能活百岁。不知是真是假？”东方朔感到皇帝的长生不老梦非常可笑。皇上见东方朔似有讥讽之意，面有不悦，喝道：“你怎么敢笑话我？”东方朔脱下帽子，恭恭敬敬地说：“我怎么敢笑皇上呢？我是笑彭祖的脸太难看了。”汉武帝问：“你为什么笑彭祖呢？”东方朔说：